いざという時に絶対役に立つ!!!英文ビジネスメールの書き方

QcueZの留学カウンセラーです!
日本語でも難しいビジネス文章ですが、英語だったらどうやって書いたらいいかと悩まれたことありませんか?
そんな悩みを解決すべく留学生の方がビジネス文章の書き方を教えてくれました!!!!
気になった方はぜひチェックしてください!!!!!

↓↓↓↓↓

みなさん、こんにちは~

Sakuraです♪

 

先月と今月のブログは、テーマ「海外留学(特に大学・大学院留学)」で書いています!

そして、今回のブログも海外留学について!

 

では、いざ大学を選ぶと、まずやってくる第一関門は…

大学とのメールでのコンタクト✉

 

 

私はもともと英語でのメール自体に抵抗はありませんでした。

学生時代から留学生の友達がいたので、その子達と英語でメールすることがよくあったからです。

ただ、友達とのメールはカジュアルなもの。

文法やスペルミスが多少あっても通じれば大丈夫だったので気軽に送っていました。

 

しかし、今回大学とのやり取りは、もちろんビジネスメール!

私は過去にアメリカやハンガリーでのインターンシップ経験があるので、少しはビジネスメールに触れたことがありました。

…が、今回大学院の志望校とのやり取りとなると、もうこのメールでの連絡の段階から私の英語力を審査されているような気がします。

あまりにも礼儀が無かったり、英文が訳わからなかったり、文法ミスなどが酷いと、メールの時点で不合格にされてしまうのではないかと…(実際のところは分かりませんが)

毎回念入りにチェックし、英文に不安な時はネイティブに添削してもらい、そしてやっとメール送ります。

なので、1通1通に送るのにすごく時間がかかってしまうんです💦

 

 

ではまず、英文ビジネスメールを書く上での重要ポイント👇

 

ポイント1.シンプルに分かりやすく!

日本でのビジネスメールでは、前置きの挨拶が大事であったり、丁寧な文章にするため全体的に長くなりがちですが、英語のメールではなるべく簡潔に分かりやすくまとめて送ることが大事です。

 

ポイント2.省略形やカジュアルな表現は使わない!

“I’m” や “don’t” などの省略形や、”pls(=please)”などの略語は避けること。また若者言葉やスラングもダメ!

 

ポイント3.基本的な構成をもとに書く!

 

 

 

そして、ここからは私が実際に大学に送ったメールを使って、英文ビジネスメールの書き方を紹介していこうと思います♪

こちらが私がUniversity of Hawaiiに出願についての質問メールを送ったものです☟

 

基本的な構成はというと…

①件名

相手が一目で内容が分かるよう必ず書くこと。

例:

Inquiring about ~(~についての問い合わせ)

Request for ~ (~の依頼)

Thank you for ~ (~のお礼)

Apology for ~ (~のお詫び)

 

②宛名

基本的には、「Dear+敬称+フルネームorファミリーネーム+, (コンマ)」を使いましょう。相手があなたにとって親しい人であれば、敬称なしでそのままファーストネームだけ使っても良いでしょう。例:

男性の場合 ⇛ Dear Mr. John Smith, または、Dear Mr. Smith,

女性の場合 ⇛ Dear Ms. Jane Smith, または、Dear Ms. Smith,

教授の場合⇛ Dear Dr./Professor John Smith, または、Dear Dr./Professor Smith,

※女性の敬称には、未婚者に使うMiss.、既婚者に使うMrs.もありますが、ビジネスメールでは使用避けたほうがいいかもしれません。その人が既婚か未婚か分からない場合、万が一間違えると失礼になってしまうので、Ms.(既婚・未婚関係なく女性一般)を使うほうが無難です!

 

③挨拶(自己紹介)とメールの目的

初めてメールする相手の場合は、書き出しの部分に、あなたの名前、会社名、部署名などを自己紹介を書きます。その後に今回メールした目的を書きます。

●よく使うフレーズ●

I am writing to you regarding 〜(〜に関してのご連絡です。)

Thank you for your email.(メールありがとうございます。)

Thank you for your quick reply.(早速のご返信ありがとうございます。)

Thank you for dealing with it while you are busy.(お忙しい中、ご対応ありがとうございました。)

It was good to hear from you.(ご連絡いただけて嬉しいです。)

I apologize for the delay in responding to your email.(ご返信が遅くなりまして、申し訳ございません。)

 

④本文

 

⑤文末の挨拶

●よく使うフレーズ●

I look forward to hearing from you.(ご返信お待ちしております。)

Please replay when you have some time to.(お手すきの際に、ご返信をお願いします。)

If you have any questions, please feel free to contact me.(ご質問がありましたら、お気軽にご連絡ください。)

I am looking forward to meeting you again.(またお目にかかることを楽しみにしております。)

Thank you for all your help.(ご協力ありがとうございました。)

Thank you for your understanding.(ご理解いただきありがとうございます。)

I apologize for any inconvenience.(ご不便をおかけし、お詫び申し上げます。)

 

⑥結びの言葉

英文ビジネスメールでは、必ず結びの言葉が必要です。

 

●ビジネス

Sincerely,

Sincerely yours,(Sincerelyを更に丁寧)

Yours sincerely,(イギリス式)

 

●ビジネス・プライベート

Regards,

Best regards,(Regardsよりカジュアル)

Best wishes,

 

⑦自分の名前・署名

最後に自分の名前と、その下に署名を書きましょう。

署名で書く情報は、名前、会社名、住所、電話番号、メールアドレスなどが一般的。

 

 

 

 

●その他のよく使うフレーズ●

 

I have attached 〜 to this email.(こちらのメールに〜を添付いたしました。)

 

●リクエストする場合

Could you possibly〜?(〜していただくことは可能でしょうか。)

Could/Would you please 〜?(〜していただけませんか。)

I would really appreciate it if you could 〜.(〜していただけたら、幸いです。)

 

●問い合わせする場合

Could you tell me〜?(〜ついてお伺いできますでしょうか。)

I have a question about〜.(〜について問い合わせたいです。)

My three questions are below.(下記3点を問い合わせさせていただきます。)

 

●謝罪する場合

I would like to apologize for〜.(〜の件は申し訳ございません。)

Please accept our apologies for the inconvenience caused for〜.(〜でご不便をおかけして、お詫び申し上げます。)

 

 

 

では、今日はここまで!

きっとこのビジネスメールは大学に限らず、仕事や初対面の人へのメールでも使えると思うので、ぜひ参考にしてみてください😀

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